Datenschutz

Seit dem 1. September 2023 ist das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz in Kraft. Mit der folgenden Datenschutzerklärung möchten wir Sie darüber aufklären, welche Arten von personenbezogenen Daten (nachfolgend „Daten“ bezeichnet) wir zu welchen Zwecken und in welchem Umfang verarbeiten. Die Datenschutzerklärung gilt für alle von uns durchgeführten Verarbeitungen personenbezogener Daten, sowohl im Rahmen der Erbringung unserer Leistungen als auch insbesondere auf unseren Webseiten, in mobilen Applikationen sowie externen Onlinepräsenzen, wie z.B. unserer Social-Media-Profile.

Die folgende Datenschutzerklärung ist in einfach verständlicher Sprache abgefasst und verzichtet nach Möglichkeit auf juristische und technische Fachbegriffe.

Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung

1.1         Zweck der Datenschutzerklärung

Bei einem Kontakt mit der Firma Treowa AG werden in der Regel auch personenbezogene Daten verarbeitet, die unter das Datenschutzgesetz (DSG) und die Ver-ordnung über den Datenschutz (DSV) fallen.  Zu diesen Daten gehören typischer-weise Name, Mail-Adresse, Telefonnummer, Mietvertragsdaten sowie personenbezogene Informationen, die im Zusammenhang mit vertraglichen Beziehungen mit uns stehen.  Zudem sind technische Daten, die einer Person zugeordnet werden können, als personenbezogene Daten anzusehen (insbesondere Cookies).

Die vorliegende Datenschutzerklärung klärt über die Art, den Umfang und den Zweck der Bearbeitung personenbezogener Daten durch uns auf.

1.2      Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage unserer Datenverarbeitung sind namentlich Art. 5-9 DSG („Begriffe und Grundsätze“).  Bei den getroffenen Maßnahmen richten wir uns nach der Branchenempfehlung zum revidierten Datenschutzgesetz des SVIT Schweiz.

Um die verwalteten Daten gemäss dem aktuellen Stand der Technik gegen Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen, setzen wir moderne technische Sicherheitsmaßnahmen ein und verbessern diese fortlaufend.

1.3      Bearbeitete Personendaten

Die von uns bearbeiteten Personendaten umfassen schützenswerte Personendaten im Sinne des DSG. Besonders schützenswerte Personendaten werden nur im Einzel-fall und nach entsprechender Einverständniserklärung bearbeitet (z.B. Betrei-bungsregisterauszüge, Bonitätsauskünfte).

1.4      Ihre Rechte

Jeder Person steht das Recht zu, gemäss Art. 25 DSG von uns unentgeltlich Auskunft darüber zu verlangen, ob Personendaten über sie bearbeitet werden. Ab der zweiten Auskunft innerhalb von 12 Monaten können wir ein kostendeckendes Entgelt verlangen (Art. 19 Abs. 2 DSG, maximal CHF 300.00).

Auskunfts- und Herausgabebegehren sind zu richten an folgende E-Mail-Adresse: info@treowa.ch

2. Verarbeitungsverfahren

2.1      Vermietungsprozess

Im Vermietungsprozess fallen Personendaten von Eigentümerinnen und Eigentümern, Mietinteressentinnen und Mietinteressenten sowie Mieterinnen und Mietern an, soweit das  für den Prozess oder die Mietverträge erforderlich ist. Mit der Bekanntgabe von Personendaten durch die betroffenen Personen erklären diese ihr Einverständnis zur Datenverarbeitung.

Wir weisen betroffene Personen im Vermietungsprozess darauf hin, dass wir Personendaten von Dritten beschaffen (namentlich Wirtschaftsauskünfte).  Wir informieren die betroffenen Personen in angemessener Weise über die Quelle der extern beschafften Personendaten. Personendaten von Mietinteressentinnen und Mietinteressenten werden nach Abschluss des Vermietungsprozesses gelöscht, sofern der Prozess nicht in eine Vermietung mündet oder die betroffene Person nicht die Einwilligung dazu gibt, die Personendaten für einen späteren Vermietungsprozess zu nutzen.

Personendaten, die vor dem Inkrafttreten des DSG aus laufenden Vermietungsaufträgen und Mietverträgen erhoben wurden, werden ohne weiteren Hinweis bearbeitet. Personendaten von Mietinteressentinnen und Mietinteressenten, die vor dem Inkrafttreten des revidierten DSG erhoben wurden, werden gelöscht, sofern nicht das Einverständnis zur Datenverarbeitung vorliegt.

Mietverträge und die damit im Zusammenhang stehenden Personendaten werden nach den Grundsätzen der allgemeinen Verjährungsfrist (Art. 127 OR) 10 Jahre über die letzte vertragliche Leistung (i.d.R. Abrechnung der Nebenkosten bzw. Rückerstattung des Mietzinsdepots) hinaus aufbewahrt.

2.2      Vermarktungsprozess

Im Vermarktungsprozess fallen Personendaten von Verkäuferinnen und Verkäufern, Kaufinteressentinnen und Kaufinteressenten sowie Käuferinnen und Käufern an, soweit dies für den Prozess erforderlich ist. Mit der Bekanntgabe von Personendaten durch die betroffenen Personen erklären diese ihr Einverständnis zur Datenverarbeitung.

Personendaten von Verkäuferinnen und Verkäufern bzw. Käuferinnen und Käufern sowie Unterlagen zum Prozess werden während der Dauer von 5 Jahren (Rüge- und Verjährungsfrist nach SIA) aufbewahrt.

Sämtliche Personendaten von Kaufinteressentinnen und Kaufsinteressenten werden  nach Abschluss des Vermarktungsprozesses gelöscht, sofern die betroffene Person nicht die Einwilligung dazu gibt, die Personendaten für einen späteren Vermarktungsprozess zu nutzen. Eine anonymisierte Aufbewahrung bleibt vorbehalten. 

2.3      Beratungsprozess

Personendaten aus Beratungsprozessen werden 2 Jahre über den Abschluss des Beratungsmandates hinaus aufbewahrt. Eine anonymisierte Aufbewahrung bleibt vorbehalten.

2.4      Zusammenarbeit mit Dritten

Zur Erbringung unserer Dienstleistungen arbeiten wir mit vielfältigen externen Partnern zusammen. Bedingung für die Zusammenarbeit ist die DSG-bzw. DSGVO-konforme Datenbearbeitung der Auftragsbearbeiter. Im Einzelfall können die betreffenden Datenschutzbestimmungen von unseren abweichen.

Die Bekanntgabe von Personendaten an Kooperationspartner findet ausschließlich zum Zweck der Erfüllung unserer Dienstleistungen und nur im dafür erforderlichen Umfang statt. Wir informieren betroffene Personen übe die Bekanntgabe.

2.5      Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland

Datenverarbeitungs-Server können ihren Standort und Auftragsbearbeiter ihren Sitz im Ausland haben. Wir arbeiten jedoch ausschließlich mit Auftragsbearbeitern zusammen, die sich auf eine DSG-bzw. DSGVO-konforme Datenverarbeitung verpflichten.

2.6      Customer-Relationship-Management

Personendaten in unserem Customer-Relationship-Management-System (CRM-System) umfassen lediglich die für den Kontakt oder die Geschäftsbeziehung erforderlichen Informationen. Die Personendaten werden 2 Jahre über den letzten Kundenkontakt hinaus gespeichert und anschliessend gelöscht. Eine anonymisierte Aufbewahrung bleibt vorbehalten.

2.7      Digitales Kunden-/Benutzerkonto

Gewisse Dienstleistungen bieten wir über ein persönliches Kunden-/Benutzerkonto auf unseren Servern an. Mit der Eröffnung eines Kunden-/Benutzerkontos erklären sich die betroffenen Personen damit einverstanden, dass wir ihre Personendaten bearbeiten (speichern, aufbewahren, verwenden usw.), Auswertungen aus der Nutzung zur Verbesserung unseres Services erstellen und mit den betroffenen Personen in Kontakt treten.

Ein persönliches Kunden-/Benutzerkonto kann durch die betroffene Person jederzeit gelöscht werden. Die Personendaten werden innerhalb von 3 Monaten aus unserer Datenbank gelöscht. Eine anonymisierte Aufbewahrung bleibt vorbehalten.

Wir verzichten darauf, die Nutzung unserer digitalen Informationsangebote von einem Kunden-/Benutzerkonto abhängig zu machen.

2.9      E-Mail

Wir speichern unseren E-Mail-Verkehr während der Dauer von 1 Jahr ab dem letzten E-Mail-Verkehr in einem Gesprächsverlauf, wenn eine laufende Geschäftsbeziehung oder dergleichen die längere Aufbewahrung nicht erforderlich macht.

2.10    Kontaktformular

Personendaten aus digitalen Kontaktformularen werden innert 1 Monat von unseren Webservern gelöscht. Der weitere Verlauf erfolgt via E-Mail (siehe oben), Telefon oder persönlichem Kontakt.

2.11    Veranstaltungen

Personendaten aus Anmeldungen zu und Teilnahme an Veranstaltungen, die wir ausrichten, werden nach 1 Jahr gelöscht.

2.12    Versände via Briefpost und soziale Medien

Für adressierte Werbesendungen via Briefpost setzen wir Adressen ein, die wir gemäss Vertragsbedingungen jeweils einmalig verwenden. Für bezahlte Postings in sozialen Medien (Facebook, Instagram etc.) nutzen wir die Kontaktdaten der jeweiligen Anbieter.

2.13    Bonitätsauskünfte

Soweit für unsere Dienstleistungen erforderlich, lassen wir Bonitätsauskünfte des Anbieters in unsere Entscheidung einfliessen (z.B. für die Vermietung).  Zur Einholung einer Selbstauskunft richten sich betroffene Personen direkt an info@treowa.ch.

2.15    Datensicherungen

Im Sinne der Datensicherheit erstellen wir von unseren Geschäftsdaten regelmässig Datensicherungen, die auf Datenträgern und Cloud-Diensten in der Schweiz verwahrt werden. Der Rhythmus der Datensicherungen richtet sich nach den einschlägigen Empfehlungen.

2.16    Datenschutzmassnahmen

Datensicherheit ist uns ein wichtiges Anliegen. Unsere Massnahmen zum Schutz vor unberechtigten Zugriffen richten sich nach den Empfehlungen des Nationalen Zentrums für Cybersicherheit NCSC des Bundes.

2.17    Webseite/n

Die Webseite umfasst neben den Domains auch projektbezogene Webseiten sowie Dienste von Servicepartnern.

Besucher der Webseite sind nicht verpflichtet, personenbezogene Daten abzugeben, es sei denn, wir weisen im Einzelfall darauf hin.

2.18    Einsatz von Cookies

Cookies sind Daten, die von unseren Webseiten über den Browser auf dem Endgerät des Anwenders gespeichert werden. Die von uns eingesetzten Cookies dienen zum einen dazu, die Benutzerfreundlichkeit unserer Webseiten zu erhöhen und zu verbessern. Zum anderen helfen Cookies dabei, statistische Daten der Webseiten-Nutzung zu erfassen und die so gewonnenen Daten zu Analyse- und Werbezwecken zu nutzen.

Einige Cookies werden automatisch wieder von ihrem Endgerät gelöscht, sobald der Browser geschlossen wird (sog. Session-Cookie). Andere Cookies werden für einem bestimmten Zeitraum gespeichert, der jeweils 2 Jahre nicht übersteigt (Persistent-Cookies). Zudem setzen wir ggf. auch sogenannte Third-Party-Cookies ein, die von einem Dritten verwaltet werden, um bestimmte Dienste anbieten zu können.

Sie können auf den Einsatz von Cookies Einfluss nehmen. Die meisten Browser verfügen über eine Option, mit der das Speichern von Cookies eingeschränkt oder verhindert wird. Allerdings weisen wir darauf hin, dass die Nutzung und insbesondere der Nutzungskomfort ohne Cookies eingeschränkt werden. Im Weiteren können Nutzer die Cookies beim Besuch auf den Webseiten über den betreffenden Hinweis anpassen.

2.19    Server-Logfiles

Wir erheben bei jedem Zugriff auf diese Webseite automatisch eine Reihe von technischen Daten, bei denen es sich um personenbezogen Daten handelt.

Diese sind:

•  IP-Adresse
• Name der abgerufenen Webseite bzw. Datei
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Meldung übe erfolgreichen Abruf
• Browser-Typ und Version
• Betriebssystem des Nutzers
• Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite)

Server-Logfiles werden nicht mit anderen personenbezogenen Daten zusammengeführt. Server-Logfiles erheben wir zu dem Zweck, die Webseiten administrieren, verbessern und unautorisierte Zugriffe erkennen und abwehren können. Server Logfiles werden von unseren Auftragsbearbeitern (IT-Dienstleistungen) erhoben du ausgewertet.

Die Server-Logfiles mit den oben genannten Daten werden spätestens nach 6 Monaten gelöscht, sofern kein berechtigtes Interesse bzw. serviceorientiertes Anliegen vorliegt. Wir behalten uns vor, die Server-Logfiles länger zu speichern, wenn Tatsachen vorliegen, welche die Annahme eines unzulässigen Zugriffs nahelegen.

Cham, 15. September 2023
Treowa AG